Rekisterinpitäjä
Loimi-Hämeen Jätehuolto Oy (LHJ)
Y-tunnus: 1027700-3
Kiimassuontie 127, 30420 Forssa
Puh. (03) 424 2600 (vaihde)
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Palvelupäällikkö Anne Sjöberg, anne.sjoberg@lhj.fi, 050 567 5815
Tietosuojavastaava: Maaret Lahtinen, maaret.lahtinen@lhj.fi, 040 358 9038
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Loimi-Hämeen Jätehuolto Oy, jäljempänä Yhtiö, hoitaa jätelain mukaisia kuntien järjestämisvastuulle kuuluvia jätehuollon palveluja. Verkkokauppatilauksen yhteydessä henkilötietojen käsittelyperusteena on asiakkaan kanssa muodostuva sopimus.
Verkkokaupan asiakkaasta tallennetaan tiedot, jotka asiakas antaa verkkokauppatilauksen tekemisen yhteydessä. Tietoja käsitellään liittyen tilauksen toimittamiseen, asiakkaan tunnistamiseen, asiakkuuden ylläpitoon, asiakaspalveluun, laskuttamiseen sekä toiminnan tilastointiin ja raportointiin.
Yhtiö käyttää palvelun tuottamisessa ja asiakassuhteen ylläpidossa kumppaneita. Asiakastietoja siirretään kumppanin tietojärjestelmiin ja palvelimille vain siinä laajuudessa kuin sovittujen palvelujen tuottaminen edellyttää. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille muissa kuin palvelun tuottamisen kannalta tarpeellisissa tilanteissa, ja henkilötietojen käsittelystä sovitaan kumppanin tai toimittajan kanssa erillisillä sopimuksilla.
Tietoja käytetään henkilökohtaisemman ja tarkemmin kohdennetun sisällön toteuttamiseksi eri sähköisissä palveluissa asiakaskokemuksen parantamiseksi. Tietoja voidaan käyttää yrityksen ja palvelualueiden toiminnan kehittämiseen sekä tilastointiin ja raportointiin.
Oikeutetun edun peruste
Asiakkuuteen liittyviä henkilötietoja käsitellään edellä kuvatun tarkoituksen mukaisesti. Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn etujen mukaisesti ja tietojen käsittely vaikuttaa positiivisesti asiakkaan palvelujen tuottamiseen ja asiakaskokemukseen kaikissa tilanteissa.
Asiakas on voinut toimittaa itseään tai palveluja koskevaa tietoa, jonka katsoo tarpeelliseksi asiakuuden hoitamiseksi. Näitä tietoja tallennetaan, ylläpidetään ja poistetaan rekisteristä asiakkaan pyynnöstä.
Kaikessa henkilötietojen käsittelyssä on huomioitu Yhtiön edellyttämä sidosryhmien perehdytys, koulutus, sopimukset, nykyaikaiset ja ajantasaiset toimintatavat sekä työkalut, jotta henkilötietojen tietosuojasta ja tietoturvasta huolehditaan hyvin.
Suostumus
Asiakas antaa verkkokauppatilauksen tehdessään suostumuksensa antamiensa tietojen käsittelyyn. Tiedot mahdollistavat palvelun käytön ja palveluiden kohdistamisen asiakkaaseen. Asiakas voi sallia tai perua suostumukset eri tiedoista tai käyttötavoista.
Kyseessä olevat henkilötietoryhmät
Henkilön nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä ajoneuvon rekisterinumero.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää yllä mainittujen henkilötietojen lisäksi asiakkaan tilaus-, laskutus- ja maksutiedot sekä mahdolliset muut asiakkaan itsensä antamat lisätiedot.
Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaan ilmoittamat tiedot.
Rekisterin suojauksen periaatteet, manuaalinen aineisto
Manuaalinen arkistoitava tai säilytettävä aineisto säilytetään Yhtiössä lukitussa kaapissa, tilassa tai arkistossa. Aineistoa saavat käsitellä vain työntekijät, joilla on voimassa oleva henkilötietojen ja tietojärjestelmien salassapitosopimus sekä käsittelijän sitoumus. Arkistomateriaalia käsitellään vain silloin, kun se on tarpeen kyseiseen työtehtävään liittyen. Arkistomateriaali hävitetään arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.
Manuaalisesta aineistosta voidaan ottaa kopio tai sähköinen kuva, joka hävitetään asianmukaisesti kohtuullisen ajan kuluttua tai, kun aineistoa ei enää tarvita.
Manuaalinen aineisto muodostuu asiakaspalvelutilanteissa, tulosteina ja muistioina. Tämä aineisto on yksittäiselle asiakaspalvelutilanteelle välttämätöntä ja se hävitetään asianmukaisesti kohtuullisen ajan kuluttua tai, kun aineistoa ei enää tarvita. Jos asiakaspalvelutilanteessa aineisto katsotaan tarpeelliseksi arkistoida manuaalisesti, se tehdään arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.
Rekisterin suojauksen periaatteet, sähköinen aineisto
Sähköinen asiakastieto on tallennettu Yhtiössä eri toimintojen järjestelmiin. Asiakastiedon omistava järjestelmä jakaa tarvittavan asiakastiedon nykyaikaisten ja turvallisten ohjelmistorajapintojen kautta muihin järjestelmiin, jotka käyttävät ajantasaista asiakastietoa. Jos tiedon sähköinen siirtäminen järjestelmästä toiseen ei ole mahdollista, tieto siirretään tai kirjataan manuaalisesti käyttäjän toimesta.
Ohjelmistoja ja näissä olevia asiakastietoja saavat käsitellä vain sellaiset työntekijät, joilla on voimassa oleva henkilötietojen ja tietojärjestelmien salassapitosopimus ja sitoumus käsittelijälle. Jokaisella työntekijällä on henkilökohtaiset tunnukset sekä salasanat ja personoidut käyttäjäoikeudet tehtävien mukaisesti.
Kaikki käytössä olevat järjestelmät ja ohjelmistot on suojattu palveluntarjoajan valvonnalla, ohjelmistoilla sekä fyysisillä tietoturvaratkaisuilla. Tämän lisäksi Yhtiön omassa käytössä olevat työasemat, päätelaitteet ja mobiililaitteet on suojattu nykyaikaisilla turvaratkaisuilla, ohjelmistoilla, pääsynhallinnalla ja monivaiheisella tunnistautumisella.
Evästeet sähköisessä asioinnissa
Vieraillessasi verkkokaupassamme verkkokauppa.lhj.fi sivusto tallentaa päätelaitteellesi evästeitä eli pieniä tekstitiedostoja, jotka eivät vahingoita päätelaitetta tai siellä olevia tietoja. Evästeet, joita käytämme, ovat ensisijaisesti teknisiä. Nämä evästeet mahdollistavat verkkosivujen ja palveluiden toimivuuden, jotta sivujen käyttökokemus olisi mahdollisimman hyvä. Evästeet parantavat myös sähköistä asiointia ja lomakkeiden täyttämistä tai ilmoitusten tekemistä.
Evästeiden avulla kerätään seuraavia tietoja: Vierailijan IP-osoite, ajankohta, selatut sivut ja sivujen katseluajat, vierailijan selain.
Evästeiden avulla kerättyä tietoa voimme hyödyntää kohdennetussa viestinnässä sekä markkinoinnissa. Näillä evästeillä ei tunnisteta sivustolla vierailevaa henkilöä, mutta niillä kohdistetaan käyttäjältä saatua tai käyttäjän mahdollisesti syöttämää tietoa, esimerkiksi täytetystä lomakkeesta.
Sinulla on oikeus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimen asetuksia. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen sekä tallennettujen evästeiden poistamisen. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston, palvelun tai lomakkeen toiminnallisuuteen.
Automaattinen käsittely ja profilointi
Asiakasta tai asiakkaan tietoja ei käsitellä automaattisen päätöksenteon kohteena eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
Tietojen siirto
Yhtiö ei siirrä tietoja EU:n tai ETA:n alueen ulkopuolelle.
Asiakkaalla ja rekisteröidyllä on oikeus saada Yhtiön tietojärjestelmistä hänelle luovutettavat tiedot ja siirtää ne muihin järjestelmiin siltä osin kuin tieto on hänelle merkityksellistä ja se voidaan lain ja asetusten mukaisesti luovuttaa turvallisesti.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on merkitty rekisteriin. Tarkastuspyyntö tulee toimittaa kirjallisesti suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi, allekirjoitettuna tietosuojavastaavalle. Tarkastuspyynnön voi esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa yllä mainitussa osoitteessa.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisterissä oleva, tiedon käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä.
Korjauspyyntö tehdään allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä Yhtiön asiakaspalvelupisteessä tai tietosuojavastaavalle, jonka yhteydessä henkilöllisyys on todistettava virallisella voimassa olevalla kuvallisella henkilökortilla tai passilla.
Pyynnössä tulee yksilöidä, mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen tehdään mahdollisimman pian. Jos korjausta ei tehdä, Yhtiön on ilmoitettava kirjallisesti syyt siihen, miksi korjausta ei tehdä. Tarvittaessa asianomainen voi toimittaa tämän tiedon tietosuojavaltuutetulle ja pyytää ratkaisua tietosuojavaltuutetun toimistolta
Oikeus rajoittaa, vastustaa tai pyytää tietojen poistamista
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista, tietojen poistamista tai vastustaa tietojen käsittelyä tilanteissa, joissa tiedot ovat virheelliset tai käsittelylle ei ole perustetta. Rekisteröity voi vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä käyttää oikeuttaan tulla unohdetuksi. Pyyntö tulee toimittaa kirjallisesti suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi, allekirjoitettuna tietosuojavastaavalle.
Rekisteröity voi pyytää tietonsa poistettavaksi. Tietojen poistamiseen voivat vaikuttaa lait ja asetukset, kuten kirjanpitolain mukainen laskujen säilytysaika sekä mahdolliset perintätoimenpiteet.
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai lainsäädännön edellyttämien velvoitteiden täyttämiseksi.
Tarpeettomat tiedot poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.
Whistleblowing ilmoituskanava
Loimi-Hämeen Jätehuolto Oy ja sen tytäryhtiöt käyttävät Whistleblowing ilmoituskanavaa. Whistleblowing-ilmoitusmenettelyä koskevan tietosuojaselosteen löydät täältä.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos Rekisterissä oleva kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, on hänellä oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.
Valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
puh. 029 56 66700